Struktur Organisasi LPMI Universitas Islam Madura

________ : Garis instruksi

———— : Garis koordinasi

URAIAN PEKERJAAN :

A. Ketua LPMI

1. Menyusun dan mengembangkan dokumen sistem penjaminan mutu internal (SPMI) melalui penyiapan :
   • Dokumen kebijakan mutu, manual mutu, standar mutu dan formulir di Tingkat universitas
   • Dokumen audit mutu internal dan pelaporannya
   • Laporan hasil rapat tinjauan manajemen
   • Laporan pelaksanaan SPMI
2. Mengoordinasikan turunan standar mutu di Tingkat fakultas dan/atau programs studi
3. Mengoordinasikan penetapan dokumen SPMI dengan rector
4. Menggordinasikan pelaksanaan dokumen SPMI dengan pihak terkait
5. Melakukan audit mutu internal kegiatan tridharma perguruan tinggi di lingkungan UIM
6. Mengoordinasikan pelaksanaan pemetaan mutu perguruan tinggi
7. Mengoordinasikan pelaksanaan monitoring dan evaluasi mutu perguruan tinggi
8. Mengoordinasikan pelaksanaan pengendalian mutu kegiatan tridharma perguruan tinggi di lingkungan UIM
9. Menelaah dan mengembangkan standar mutu Pendidikan tinggi di lingkungan UIM
10. Melakukan sosialisasi perkembangan standar mutu pada dokumen SPMI dan instrumen akreditasi
11. Melakukan pendampingan dan klinik borang akreditasi institusi dan program studi

B. Sekretaris

1. Mengorganisasi, menyimpan, dan memutakhirkan seluruh dokumen sistem penjaminan mutu internal (SPMI)
2. Menyusun draft awal dan membantu proses penyempurnaan dokumen audit mutu internal serta laporan-laporannya.
3. Menyiapkan dan menyusun laporan hasil rapat tinjauan manajemen (RTM).
4. Menyiapkan laporan pelaksanaan SPMI secara berkala untuk disampaikan kepada Ketua LPMI.
5. Membantu ketua dalam mengoordinasikan proses penyusunan turunan standar mutu di tingkat fakultas dan program studi.
6. Menyiapkan berkas dan administrasi penetapan dokumen SPMI untuk diajukan kepada Rektor.
7. Menyusun surat tugas, pemberitahuan, serta dokumentasi koordinasi pelaksanaan SPMI dengan pihak terkait di tingkat universitas, fakultas, dan program studi.
8. Mengatur jadwal audit mutu internal (AMI) serta mempersiapkan seluruh kebutuhan administrasinya.
9. Mengelola data hasil audit, menyusun rekapitulasi, dan menyiapkan draft laporan untuk ketua.
10. Mengarsipkan hasil audit, Laporan Temuan Audit (LTA), serta tindak lanjut perbaikan.

C. Bagian Pengembangan Standar

1. Menelaah dan memetakan standar mutu beserta ketercapaiannya berdasarkan hasil rapat tinjauan manajemen (RTM)
2. Menyusun draft peningkatan setiap standar mutu berdasarkan hasil RTM dan kebutuhan lain yang relevan dengan perkembangan IPTEK
3. Menelaah turunan standar mutu dari standar nasional pendidika tinggi
4. Menelaah dan meningkatkan standar mutu Pendidikan tinggi UIM
5. Merumuskan draft dokumen SPMI hasil pengembangan dan mengoordinasikannya dengan bagian terkait di UIM
6. Menyusun dokumen SPMI hasil pengembangan dan mengoordinsikannya dengan Rektor untuk dilakukan penetapan
7. Melakukan sosialisasi dokumen SPMI dengan pihak terkait

D. Bagian Audit Mutu Internal

1. Menyusun rencana audit mutu internal kegiatan tridharma perguruan tinggi di linkungan UIM secara berkala
2. Mengkoordinasikan kegiatan audit mutu internal kegiatan tridharma perguruan tinggi di lingkungan UIM secara berkala dengan pihak terkait
3. Menyusun laporan hasil audit mutu internal
4. Menetapkan hasil ketercapaian standar mutu setiap auditi sebagai dasar pelaksanaan RTM
5. Mengoordinasikan kegiatan pelatihan auditor

E. Bagian Akreditasi

1. Menelaah dan melakukan sinkronisasi standar mutu dan kriteria dengan matrik penilaian akreditasi
2. Melakukan pendampingan dan klinik terhadap borang akreditasi di lingkungan UIM
3. Melakukan penilaian awal terhadap isian borang akreditasi di lingkungan UIM
4. Melakukan pengawalan terhadap proses akreditasi di lingkungan UIM
5. Menginventarisir berkas dan hasil akreditasi di lingkungan UIM
6. Memetakan peringkat dan masa berlaku akreditasi di lingkungan UIM
7. Melakukan sosialisasi, pelatihan atau bimbingan teknis penyusunan instrumen borang akreditasi.
8. Melakukan Analisa penilaian hasil akreditasi institusi atau program studi oleh lembangan eksternal UIM
9. Menyusun strategi peningkatan perintkat akreditasi di lingkungan UIM.

F. Admin

1. Mengelola surat masuk dan keluar, termasuk pencatatan, pengarsipan, dan distribusi kepada pihak yang relevan.

2. Menyiapkan dan mengetik surat tugas, undangan rapat, memo, serta dokumen administratif lainnya sesuai instruksi Sekretaris dan Ketua LPMI.
3. Memastikan seluruh dokumen formal memiliki format sesuai standar universitas.
4. Mengarsipkan dan memelihara seluruh dokumen SPMI (kebijakan mutu, manual, standar, borang, formulir) baik dalam bentuk fisik maupun digital.
5. Menjaga keteraturan folder dokumen dan melakukan backup data secara berkala.
6. Menyiapkan administrasi kegiatan seperti rapat, sosialisasi, workshop, audit mutu internal, monitoring-evaluasi, dan pemetaan mutu.
7. Mengatur logistical needs: presensi, konsumsi, ruang meeting, LCD, daftar hadir, dan materi rapat.
8. Menyusun laporan administratif dasar sebagai bahan laporan resmi Sekretaris atau Ketua LPMI.
9. Mengatur jadwal auditor, koordinasi dengan fakultas/prodi, serta mengelola daftar unit yang diaudit.
10. Mengumpulkan Laporan Temuan Audit (LTA) dari tiap unit dan mengarsipkannya.
11. Mengelola kebutuhan ATK, perlengkapan kegiatan, dan inventaris kantor LPMI.
12. Membantu membuat atau menyebarkan materi sosialisasi mutu (poster, flyer, pengumuman, dokumen digital).